Ini Triknya! Cara Profesional dalam Menerima Telepon

Halo Sobat Gawe, Semangat Pagi!

Dalam dunia perkantoran, tak terhitung berapa kali kita harus mengangkat telepon, entah itu dari customer, klien, maupun atasan. Meskipun terlihat sepele, ternyata mengangkat telepon ini memiliki etika. Hal ini dilakukan supaya penerima telepon tetap terdengar profesional meski tidak bertatap muka langsung. Berikut beberapa trik dalam mengangkat telepon supaya kamu tetap profesional:

  1. Segera angkat telepon saat berbunyi.

Jangan terlalu lama membiarkan telepon berdering karena hal ini akan membuat penelepon menunggu terlalu lama dan dianggap tidak sopan.

  1. Perkenalkan diri Anda.

Sebutkan salam dan nama instansi tempat kamu bekerja.

  1. Tanyakan siapa lawan bicara.

Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara kamu dengan nada yang baik tentunya tanpa terkesan menginterogasi.

  1. Konfirmasikan maksud dan tujuan si penelepon.

Jika penelepon sedang menjelaskan apa yang ingin dia sampaikan, jangan memotong kalimat penelepon sebelum ia selesai bicara. Apabila ada hal yang perlu kamu tanyakan, kamu dapat mengkonfirmasi ulang ketika penelepon selesai berbicara. Sekaligus untuk cek dan ricek.

  1. Buat catatan penting.

Apabila ternyata penelepon menginginkan untuk berbicara dengan orang yang tidak ada di tempat, catat identitas dan pesan dari si penelpon serta nomor penelepon yang dapat dihubungi.

  1. Konfirmasi ulang pesan atau informasi.

Di akhir pembicaraan, lakukan konfirmasi ulang pesan yang tadi disampaikan oleh si penelepon. Konfirmasi dilakukan untuk mengecek apakah ada informasi yang terlewat atau tidak.

  1. Ucapkan terima kasih.

Sebelum menutup telepon, akhiri dengan salam dan ucapan terima kasih. Biarkan si penelepon menutup teleponnya terlebih dahulu. Kemudian baru kamu tutup gagang telepon atau handphone dengan perlahan.

Apabila sedang menelepon, perlu dihindari: berbicara dengan orang lain, intonasi yang terlalu tinggi seperti orang marah, makan/minum, memotong pembicaraan, menguap, serta menelepon di tempat yang ramai.

Nah, ternyata berbicara via telepon pun memiliki beberapa tata krama ya Sobat Gawe. Biar bagaimanapun juga, sopan santun itu tetap diperlukan, entah via telepon maupun pembicaraan secara langsung. Dengan mempelajari hal ini, diharapkan sikap profesional tetap terjaga sekalipun tidak bertatap muka langsung. Baiklah Sobat Gawe, selamat mencoba!

Bagikan artikel ini

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial